GUIDE PRATIQUE · DESIGNLOCKR
Partager des plans avec un client : préparer une remise claire
Partager des plans avec un client commence par les livrables prévus dans la mission. Identifiez ensuite la version, le format et la finalité de chaque pièce, notamment lorsqu’un fichier modifiable est demandé.
La liste des documents à remettre se lit d’abord dans le contrat de mission. Identifiez ensuite la version, le format et la finalité de chaque pièce pour préparer l’envoi.
Partager des plans avec un client : vérifier la mission et les formats
Relisez les documents qui définissent la mission et les livrables : plans de lecture, documents de consultation ou fichiers modifiables. La demande du client doit être rapprochée de cet accord. Le nom d’un logiciel ou d’un format ne suffit pas à expliquer ce qui est compris dans la remise et ce qui demande une discussion complémentaire.
L’Ordre des architectes examine le cas d’un contrat prévoyant des plans papier et PDF, sans communication en DWG : il rappelle le rôle de la clause contractuelle. Appuyez-vous sur votre propre contrat et sur votre situation. Une nouvelle demande de fichiers modifiables mérite d’être formalisée avant d’ajouter ces pièces à l’envoi.
Dire à quoi sert chaque document
Une pièce peut servir à présenter une proposition, coordonner une étude ou préparer une étape prévue par la mission. Inscrivez cette finalité dans la notice d’envoi. Si une zone reste en discussion, signalez-la clairement avec sa référence. Le destinataire doit pouvoir distinguer la proposition à commenter des documents identifiés pour la prochaine étape.
Précisez la phase et l’objet de la transmission avec les mots utilisés dans votre projet. Votre notice doit aussi annoncer les éventuelles limites de l’envoi : pièce partielle, information attendue ou document remplacé. Pour le suivi détaillé des indices, utilisez un tableau de révision commun au projet plutôt que de modifier les conventions à chaque remise.
Construire le bordereau de transmission
Listez les pièces réellement envoyées, avec leur référence complète, leur date et le format prévu. Un titre de plan compréhensible aide le client à reconnaître la pièce. La date d’envoi et le destinataire complètent le bordereau. Demandez une réponse sur une sélection précise si une validation est nécessaire.
| Champ | Exemple fictif | Question résolue |
|---|---|---|
| Objet | Maison Verger : examen de l’implantation | Pourquoi cet envoi ? |
| Pièce | MV_P02_indB | Quel plan ? |
| Usage | Lecture et commentaires | Que doit faire le client ? |
| Suite | Retour sur les points 1 à 3 | Quelle réponse attendre ? |
Contrôler les fichiers comme le destinataire
Ouvrez les pièces depuis la sélection préparée pour l’envoi. Vérifiez titres, lisibilité et concordance avec le bordereau. Si vous utilisez DesignLockr, contrôlez les fichiers acceptés et joignez une notice lisible ; le dossier ne suppose pas un rendu natif de chaque format CAD ou BIM. Pour les fichiers techniques, confirmez la compatibilité avec le destinataire.
Garder une trace de la remise
Conservez l’ensemble transmis, le message et les réponses. Si un autre intervenant est ajouté ou si la finalité change, relisez les conditions de communication et d’usage. La transmission d’un document peut faciliter le travail du projet ; elle doit rester reliée aux accords qui précisent les responsabilités et l’exploitation des pièces concernées.
EXEMPLE FICTIF
Exemple fictif : un projet repris par un constructeur
Une architecte remet les plans convenus après une mission de conception ; le client demande ensuite le fichier modifiable.
- Retrouver le contrat et la liste de livrables de la mission.
- Préparer un bordereau pour les documents effectivement dus.
- Examiner la demande supplémentaire avec ses conditions de remise et d’usage, puis conserver l’accord obtenu.
La discussion porte sur des pièces et des engagements identifiés. Le scénario ne présume pas du contenu d’un contrat particulier ni de la décision à prendre.
Votre checklist avant de continuer
- Mission et livrables relus.
- Demande supplémentaire identifiée.
- Phase et finalité annoncées.
- Bordereau concordant avec les fichiers.
- Compatibilité confirmée.
- Copie de l’envoi et des réponses conservée.
Les questions à clarifier
Dois-je obligatoirement fournir un DWG au client ?
Examinez le contrat. Dans le cas publié par l’Ordre, l’obligation dépend d’une clause prévoyant cette remise ; les engagements de votre mission sont déterminants.
Un PDF est-il toujours impossible à modifier ?
Préparez les restrictions et les consignes de votre envoi selon vos outils. Le format seul ne remplace pas les conditions d’usage et le suivi des pièces.
Comment éviter qu’un ancien plan reste utilisé ?
Annoncez la nouvelle référence et les pièces remplacées dans l’envoi. Conservez le bordereau et demandez aux destinataires de confirmer la base utilisée.
Sources et repères
Avant le prochain envoi, gardez une référence claire.
Rassemblez les bons fichiers et la bonne version. Préparez ensuite un partage et les usages convenus.
Un envoi de plans qui annonce son statut
Le client fictif du projet Clairière reçoit un plan de niveau indice C et une coupe indice B pour discuter de la distribution. Le message précise qu’il s’agit d’une consultation. Sans ce repère, un destinataire pourrait rapprocher ces pièces d’un ancien document d’exécution et donner à l’ensemble une portée qui n’était pas prévue.
Préparez un bordereau avec référence, indice, rôle et objet de transmission. Comparez-le aux fichiers sélectionnés, puis gardez le message d’envoi avec le jeu exact. Si une pièce est remplacée, nommez la nouvelle référence et décrivez le complément. Les sources modifiables ne doivent pas être ajoutées par habitude : vérifiez les livrables et usages prévus dans votre mission.
Dans la grille, « CLA-101-C » renvoie à « Plan de niveau » ; son contrôle est « Distribution à commenter ». La ligne « CLA-201-B » concerne « Coupe principale ». Gardez ces repères distincts dans votre exemplaire pour que le prochain échange puisse citer la bonne pièce et le point restant à examiner.
| Repère | Exemple fictif | Contrôle à effectuer |
|---|---|---|
| CLA-101-C | Plan de niveau | Distribution à commenter |
| CLA-201-B | Coupe principale | Pièce inchangée |
| Statut | Consultation client | Destination annoncée |
| Complément | Référence à créer si besoin | Pas de remplacement silencieux |
Avant de poursuivre
- Afficher phase objet et statut de l’envoi.
- Comparer les indices pièce par pièce.
- Conserver le bordereau avec le message de transmission.
Pour préparer la suite
Comprendre les droits sur les plans d’architecte