Guide pratique
Durée d’un lien de partage : comment la choisir ?
La durée d’un lien de partage dépend de la tâche : relire une proposition ou récupérer une livraison. Vérifiez les options réelles de votre outil et annoncez la fin d’accès en prévoyant les demandes tardives.
Définissez l’objet du partage, les personnes concernées et le temps utile pour consulter ou télécharger. Vérifiez les options de durée et d’accès réellement proposées par votre outil. Annoncez la date de fin et prévoyez le traitement des demandes tardives. L’expiration d’un accès ne supprime pas les copies déjà obtenues par les destinataires.
Durée d’un lien de partage : distinguer relecture et livraison
Pour une relecture, le lien permet de donner un avis sur une version identifiée avant une échéance convenue. Pour une livraison, le destinataire peut avoir besoin de télécharger et d’archiver les fichiers. Posez clairement cette différence afin qu’une consultation temporaire ne soit pas comprise comme une conservation durable fournie au client.
Définissez aussi ce que le destinataire doit voir. Un dossier peut contenir des recherches refusées, des ressources de tiers ou des pièces internes inutiles à la tâche. Préparez une sélection adaptée au partage avant de régler sa durée ; un lien court ne corrige pas un mauvais choix de contenu.
Choisir la durée avec les destinataires
Tenez compte du délai réel de traitement : personnes qui doivent relire, disponibilité du décideur et taille des fichiers à récupérer. Évitez une expiration qui intervient avant la réunion de validation. Pour un projet long, prévoyez plutôt un point de revue des accès que l’oubli d’un lien laissé ouvert sans suivi.
Écrivez la date de fin dans le message d’envoi, avec le rôle de la version et l’action attendue. Si plusieurs fuseaux horaires sont concernés, précisez l’heure de référence lorsque cela est nécessaire. Conservez une copie de ces instructions avec la liste des fichiers partagés.
Contrôler le mode d’accès avant l’envoi
Vérifiez si le partage repose sur un lien accessible à toute personne qui le possède ou sur une invitation nominative. Examinez les possibilités de consultation et de téléchargement. La documentation des outils de partage, comme Figma, distingue ces paramètres et les autorisations ; leurs effets dépendent de la configuration utilisée.
Lorsque les documents comprennent des données personnelles ou des informations confidentielles, appliquez les règles de votre organisation et vérifiez la solution de transfert. La CNIL propose des mesures pour sécuriser les échanges avec l’extérieur. Ne présentez pas une simple date d’expiration comme une garantie contre toute transmission ultérieure.
Prévoir la fin du lien et la suite du projet
À l’échéance, vérifiez que le comportement attendu est bien appliqué dans l’outil. Pour une demande tardive, préférez un nouveau partage de la version courante après contrôle du destinataire. Si l’ancien fichier a déjà été téléchargé, expliquez par écrit lorsqu’une nouvelle version le remplace ; l’arrêt du lien ne rappelle pas cette copie.
Dans DesignLockr, consultez les options disponibles dans votre parcours de partage avant de promettre une expiration particulière. Associez le lien à une tâche et gardez votre dossier source. La durée de consultation, la durée de conservation du service et la durée d’une licence sont trois sujets à examiner séparément.
EXEMPLE FICTIF
Exemple fictif : un catalogue à relire avant impression
Un studio partage une maquette avec une responsable commerciale et son collègue, dont la relecture intervient plus tard.
- Le studio confirme les personnes et le calendrier de relecture.
- Il annonce la version concernée, l’action attendue et la date de fin du partage.
- Après correction, il diffuse une nouvelle référence et signale que l’ancienne ne doit plus servir à l’impression.
Les destinataires savent quand intervenir et quelle version conserver pour la suite.
Votre checklist avant de continuer
- Objet du partage défini.
- Destinataires et contenu contrôlés.
- Durée compatible avec la tâche.
- Date et action attendue annoncées.
- Mode d’accès et téléchargement vérifiés.
- Fin du lien et demandes tardives prévus.
Les questions à clarifier
Un lien expiré efface-t-il les fichiers téléchargés ?
Non. Le destinataire peut conserver une copie obtenue pendant l’accès. Tenez-en compte dans les instructions et les accords.
Peut-on utiliser un lien comme archive du client ?
Seulement si la conservation et l’accès convenus le permettent. Une remise temporaire doit être présentée comme telle.
Faut-il choisir une expiration pour tous les partages ?
Évaluez le besoin et les options de votre outil. Une échéance doit rester compatible avec le travail attendu et les règles de l’organisation.
Sources et repères
Avant le prochain envoi, gardez une référence claire.
Rassemblez les bons fichiers et la bonne version. Préparez ensuite un partage et les usages convenus.
Choisir la durée d’accès selon l’objet de l’envoi
Le lien fictif de relecture d’une affiche n’a pas le même objectif qu’une présentation ponctuelle ou qu’une livraison finale. La fiche décrit ces trois situations et les repères à communiquer au destinataire. Une date d’expiration doit rester cohérente avec le besoin convenu, sans laisser croire que la fermeture du lien efface ce qui a déjà été reçu.
Vérifiez les possibilités de durée réellement proposées et la version sélectionnée. Avant d’envoyer, lisez les conditions d’accès et préparez une phrase expliquant comment demander une reprise. Après expiration, contrôlez le résultat observé côté destinataire au lieu de présumer un écran précis. Si un nouvel envoi est nécessaire, relisez le lot et son indice avant de créer la nouvelle référence.
| Repère | Exemple fictif | Contrôle à effectuer |
|---|---|---|
| Relecture | Affiche V2 à commenter | Durée liée au retour attendu |
| Présentation | Sélection limitée | Conditions d’accès annoncées |
| Livraison | Exports finaux | Récupération à organiser |
| Reprise | Lien expiré | Version et nouvelle durée contrôlées |
Avant de poursuivre
- Choisir une durée adaptée à l’objet.
- Expliquer la reprise dans le message.
- Vérifier la version avant de renouveler l’envoi.
Exemple fictif — Choisir la durée d’accès selon l’objet de l’envoi
Pour préparer la suite
Préparer le partage de fichiers créatifs volumineux