Guide pratique
Que conserver quand un livrable est réexporté ?
Un nouvel export peut corriger un texte, répondre à une contrainte ou seulement provenir d’un autre réglage. Avant de supprimer les anciennes copies, déterminez lesquelles expliquent une livraison, une décision ou une référence de preuve encore utile.
Conservez les exports effectivement envoyés ou examinés, puis sélectionnez les autres selon leur rôle. Reliez le nouvel export au précédent avec une note de changement. Un fichier visuellement semblable peut avoir des octets différents et demander une référence propre.
Classer par événement documenté
Repérez les copies liées à un envoi, une revue, une validation ou une diffusion. Gardez les échanges correspondants. Ces exports montrent ce qui a réellement circulé et ne peuvent pas toujours être remplacés par une reconstruction ultérieure.
À côté, identifiez les essais internes sans décision associée. Ils peuvent expliquer un problème de production, mais répondent à un besoin différent. Ne donnez pas le même statut à un réglage testé quelques minutes et à la copie utilisée par le client.
Décrire la raison du réexport
Notez pourquoi la nouvelle copie existe : correction visible, adaptation demandée, changement de paramètres ou nouvelle génération. Cette information aide à décider si l’ancienne reste nécessaire pour comparer un résultat ou comprendre une décision.
N’écrivez pas « identique » après avoir seulement regardé l’aperçu. Un PDF réexporté ou réenregistré peut avoir une empreinte différente. La similitude visuelle et l’identité exacte doivent rester deux observations distinctes dans votre suivi.
Choisir les références à garder
Reliez la source correspondante, l’export remis et la décision qui le concerne. Si plusieurs réglages servent des usages différents, nommez ces usages plutôt que de chercher un unique fichier final censé remplacer toutes les copies.
Quand un export devient la référence de remise, attribuez-lui un indice clair. Ne lui réaffectez pas silencieusement le certificat ou l’empreinte d’une ancienne copie. Ces éléments restent liés au fichier exact auquel ils correspondent.
Alléger avec une règle lisible
Avant de retirer un essai du dossier courant, vérifiez les besoins de reprise de l’équipe. Listez les références conservées pour éviter qu’une personne recherche une copie absente à partir d’un message ancien ou d’une notice non actualisée.
L’archivage des originaux dans DesignLockr est facultatif. Préservez vos copies exactes, particulièrement lorsqu’elles ne sont pas archivées : une empreinte seule ne permet ni de télécharger un ancien export absent ni de reconstituer son contenu.
Exemple fictif : tri des exports Ondine
Exemple fictif à adapter à votre projet.
| Élément | Information conservée | Décision pratique |
|---|---|---|
| Ondine E04 | Envoi pour validation | Garder avec le retour reçu |
| Ondine E05 | Essai non transmis | Évaluer son utilité de reprise |
| Ondine E06 | Correction remise | Garder comme nouvelle référence |
Exemple fictif : la conservation dépend du rôle réel des copies, pas seulement de leur numéro.
Avant de transmettre
- Repérer les exports ayant circulé.
- Noter la raison du réexport.
- Relier source, export et décision.
- Identifier la nouvelle référence remise.
- Vérifier les copies avant d’alléger.
Questions pratiques
La nouvelle copie remplace-t-elle tout ?
Une ancienne version peut expliquer une diffusion passée. Conservez sa fonction documentaire même si elle ne doit plus être utilisée pour les prochains envois.
Faut-il garder chaque essai ?
Choisissez les essais nécessaires à une reprise ou à une décision. Préserver des références utiles ne signifie pas conserver sans explication chaque génération temporaire.
Pour poursuivre
Identifier les fichiers de la création
Comprendre un changement d’empreinte
Lire les références techniques
Cette méthode aide à identifier et conserver les pièces du projet. Elle ne remplace pas sa validation technique ni l’examen des droits et engagements applicables.
1er dépôt offert, sans carte bancaire.
Préparez vos fichiers et leur contexte avant de créer votre compte, puis finalisez le dépôt dans votre compte. Consultez ensuite le statut de la preuve ; l’archivage des originaux reste facultatif.