Relier les échantillons de matériaux aux références choisies

Identifier l’objet reçu

Attribuez un repère distinct à chaque pièce physique, par exemple ECH-014. Notez la date de réception, la provenance, la désignation fournie et les informations présentes sur l’emballage. Photographiez recto, verso et étiquette lorsque ces vues aident à l’identifier.

Gardez séparés le repère interne et la référence du fournisseur. Le premier permet de retrouver l’objet dans votre boîte ; la seconde désigne la proposition commerciale associée. Deux échantillons reçus à des dates différentes peuvent mériter deux repères, même s’ils portent une désignation identique.

Décrire les conditions d’examen

Ajoutez une note sur ce qui a été observé : toucher, aspect de surface, veinage ou association avec une autre matière. Indiquez les échantillons rapprochés et le lieu de l’examen, afin de comprendre le contexte du choix.

Une photo sert de repère documentaire, mais n’est pas un équivalent matériel de la pièce. Si une décision dépend de la brillance, du relief ou de l’association sous une lumière donnée, conservez la note d’examen et l’objet de référence lorsqu’il est disponible.

Relier le choix à une zone du projet

Associez l’échantillon à un élément précis : façade du meuble MB-02, panneau mural de l’entrée ou revêtement proposé pour un siège. Une mention « bois choisi » devient ambiguë lorsque plusieurs bois interviennent dans le même aménagement.

Consignez la portée du choix, les personnes ayant examiné la pièce et les questions restant ouvertes. Le registre décrit une sélection créative ; il ne déduit pas les propriétés techniques d’un matériau ni son adéquation à un usage particulier.

Traiter la substitution comme un nouvel examen

Si une nouvelle référence est proposée, donnez-lui sa propre fiche et indiquez ce qu’elle remplace. Présentez les deux pièces ensemble si possible. Décrivez les différences à examiner plutôt que de qualifier la nouvelle matière d’équivalente sur la seule base d’une image.

Lors d’un prêt ou d’un envoi, notez qui détient l’échantillon et ce qui a été transmis avec lui. Conservez une vue de son étiquette et mettez à jour la localisation, pour pouvoir retrouver la référence physique lors d’un échange ultérieur.

Exemple fictif : échantillons du projet Argile

Exemple fictif à adapter à votre projet.

Échantillon fictif	Lien au projet	État documentaire
ECH-014 / bois clair	Façades MB-02	Examiné ; aspect retenu
ECH-019 / bois alternatif	Proposition pour MB-02	À comparer avec ECH-014
ECH-021 / tissu naturel	Assise BN-01	Prêté pour examen, retour attendu

Le projet Argile et les repères sont inventés. Cette table suit des objets physiques, en complément d’une éventuelle planche matériaux.

Avant de transmettre

• Étiqueter chaque pièce physique reçue.
• Conserver la référence fournisseur et sa provenance.
• Décrire le contexte de comparaison.
• Relier la décision à l’élément concerné.
• Suivre substitutions, prêts et localisation.

Questions pratiques

Peut-on donner le même numéro à deux échantillons identiques ?

Préférez un repère par objet si leur circulation ou leur examen doit être suivi séparément. Vous pourrez les relier à une même référence fournisseur sans perdre leur localisation.

Que faire si l’étiquette d’origine manque ?

Inscrivez la référence comme non confirmée et recherchez sa provenance dans les échanges. Ne déduisez pas un nom de matériau ou une finition uniquement de la ressemblance avec un autre échantillon.

Pour poursuivre

Conserver les références d’une planche

Organiser le dossier d’intérieur

Préciser une décision de sélection

Cette méthode aide à identifier et conserver les pièces du projet. Elle ne remplace pas sa validation technique ni l’examen des droits et engagements applicables.