Dossier client incomplet : comment repérer les pièces manquantes ?

Définir ce qui est réellement attendu

Reprenez le brief, la dernière décision et le message de remise prévu. Distinguez une demande explicite d’une habitude du studio. Un fichier source peut être nécessaire pour une reprise technique et inutile pour une simple validation de composition.

Si la demande est ambiguë, formulez la question précise à clarifier. « Dossier complet » ne décrit ni les formats de consultation ni les pièces de contexte. Inscrivez vos hypothèses dans la matrice au lieu de les présenter comme des attentes déjà acceptées.

Vérifier une disponibilité réelle

Pour chaque pièce, recherchez le fichier et identifiez son indice. Ouvrez une copie pour vérifier qu’elle correspond à la description. Un nom présent dans une liste ne prouve pas que le contenu nécessaire est effectivement accessible et lisible.

La vue d’ensemble donne des repères de suivi, mais ses indicateurs ne constituent pas un audit exhaustif des pièces. Contrôlez les créations concernées. Une empreinte conservée ne permet pas de télécharger un original qui n’a pas été archivé et dont vous n’avez plus de copie.

Distinguer les types de manque

Séparez le fichier absent, le contexte incomplet et la décision non documentée. Le premier demande une récupération ; le deuxième une notice ; le troisième un échange. Cette distinction évite de demander au graphiste un nouvel export quand le blocage porte sur le périmètre validé.

Attribuez à chaque manque une conséquence concrète : consultation impossible, comparaison ambiguë ou usage à clarifier. N’utilisez pas une couleur rouge générale pour des situations de gravité différente. Le destinataire doit comprendre ce que l’absence empêche réellement de faire.

Clore le contrôle avant l’envoi

Mettez à jour la matrice après chaque ajout et conservez la référence du lot prêt. Lorsqu’un élément ne peut pas être fourni, précisez son absence et la prochaine étape convenue. Ne le remplacez pas par une autre version sans expliquer ce changement.

Faites une lecture depuis le point de vue du client : peut-il retrouver la pièce citée et comprendre pourquoi elle est là ? Gardez le relevé de contrôle avec la remise pour pouvoir expliquer plus tard ce qui avait été fourni ou laissé ouvert.

Exemple fictif : contrôle du dossier fictif Canopée

Exemple fictif à adapter à votre projet.

Situation relevée	Priorité proposée	Prochaine action
Aperçu de la couverture retenue absent	Bloque la comparaison	Récupérer la référence sélectionnée
Notice des variantes non écrite	Contexte manquant	Préparer une courte correspondance
Source technique non demandée	Périmètre à confirmer	Clarifier avant ajout au dossier

La matrice trie des manques de nature différente, sans définir une liste universelle de livrables.

Avant de transmettre

• Relire les pièces explicitement attendues.
• Identifier chaque version disponible.
• Tester la présence et la lecture des fichiers.
• Qualifier la conséquence de chaque absence.
• Conserver la matrice avec la remise.

Questions pratiques

Un dossier volumineux est-il forcément complet ?

Non. La complétude se juge par rapport à l’usage attendu et aux pièces annoncées. Plusieurs exports inutiles ne compensent pas l’absence de la référence nécessaire.

Que faire d’une pièce impossible à retrouver ?

Indiquez le manque et recherchez les copies autorisées. Discutez d’une remise partielle ou d’une autre étape plutôt que d’affirmer que le dossier contient cette pièce.

Pour poursuivre

Situer le contrôle dans le parcours du dossier

Préparer une copie autonome pour le destinataire

Lire la liste des fichiers attendus

Cette méthode aide à identifier et conserver les pièces du projet. Elle ne remplace pas sa validation technique ni l’examen des droits et engagements applicables.