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Environnement commun de données : préparer une copie hors ligne
Préparer une copie hors ligne d’un environnement commun de données demande plus qu’un téléchargement de fichiers. Il faut relier documents, statuts et échanges utiles au moment de la sortie. Définissez ce que vous voulez pouvoir relire sans connexion, puis vérifiez les possibilités d’export de l’outil et les autorisations de votre compte.
Délimiter la sortie par une question de lecture
Décidez si la copie doit soutenir une fin de mission, une revue ou une simple continuité temporaire. Choisissez le projet, les dossiers, la période et les statuts concernés. Recensez les documents avec leurs identifiants dans le CDE, leur édition et leur nom local. Une arborescence de téléchargement peut perdre le statut ou l’historique ; repérez les informations qui nécessitent un export séparé. Limitez les données personnelles et confidentielles à ce qui est utile et permis pour cet usage.
Tester une petite sortie avant le lot complet
Prenez trois documents reliés par une question de revue. Téléchargez les fichiers et exportez, lorsque l’outil le permet, les métadonnées ou échanges utiles. Notez les options effectivement disponibles, les droits requis et les éléments absents. Ne capturez pas massivement des écrans pour contourner un export limité. Une fiche de correspondance peut documenter les limites de la copie ; faites confirmer le besoin avant de consacrer du temps à une extraction qui ne répondrait pas à la lecture attendue.
Construire un index utilisable sans le service
Dans un index local, indiquez le chemin du document, son identifiant d’origine, le statut connu et la référence du retour retenu. Ouvrez les fichiers sans réseau et essayez de répondre à la question initiale. Un lien vers un écran du CDE peut être utile, mais ne remplace pas le contenu hors ligne attendu. Gardez le journal de sortie et la date de coupure. La copie ne doit pas être présentée comme l’historique intégral du service si certains événements ou versions n’ont pas été exportés.
EXEMPLE FICTIF
Exemple fictif : la sortie du projet Lumen
Le projet fictif Lumen clôt une revue de façade. L’extraction pilote comprend le plan F02, la réponse R08 et le détail D04. Le téléchargement ne conserve pas le statut de revue dans le nom des fichiers. L’équipe ajoute un index daté et précise que les notifications automatiques ne font pas partie de la copie, afin de décrire honnêtement son périmètre.
- Définir la date de coupure et les statuts visés.
- Tester trois documents et leur décision associée.
- Vérifier la lecture de l’index hors connexion.
Avant de poursuivre
- Périmètre autorisé.
- Métadonnées conservées.
- Liens locaux testés.
- Absences décrites.
Fiche pratique — Environnement commun de données : préparer une copie hors ligne
Les questions utiles
Faut-il exporter tous les échanges ?
Sélectionnez les échanges nécessaires à l’usage convenu et examinez les conditions d’accès et de conservation. Une copie exhaustive ne doit pas être présumée utile ou permise.
Comment traiter une fonction d’export absente ?
Notez la limite et demandez une solution au responsable du service. Le dossier de sortie doit préciser ce qui reste dépendant du CDE.
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